Suite à la transposition en droit interne d'une directive européenne, les factures électroniques et papier sont traitées de façon identique. Quelles sont les incidences d'un tel alignement pour la facturation de votre entreprise ?

Facture papier = facture électronique. Depuis le 01.01.2013, les factures papier et électroniques sont traitées de la même façon.

Électronique ? Pour qu'une facture puisse être considérée comme une facture électronique, elle doit être non seulement émise, mais aussi reçue sous une forme électronique, quelle qu'elle soit. Le choix de la forme électronique vous appartient. Il peut s'agir de factures sous forme de messages structurés (format XML, par exemple) ou d'autres types de formats électroniques (courrier électronique avec un fichier PDF en pièce jointe ou télécopie reçue en version électronique et non en version papier, par exemple).

Une acceptation préalable. La seule différence subsistant entre factures papier et électroniques est que la délivrance d'une facture électronique requiert l'acceptation du client. Cette acceptation peut se faire par écrit, ou tacitement, par exemple lorsque l'acquéreur/le preneur traite ou acquitte la facture reçue.

Pour les factures papier aussi ! Pour toutes factures (électroniques et papier), vous devez être en mesure de garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture depuis le moment où vous l'avez délivrée jusqu'à la fin de son délai de conservation de dix ans. Cette obligation pèse tant sur vous qui délivrez la facture que sur votre client qui la reçoit (et qui récupère la TVA y afférente).

L'authenticité de l'origine. Vous devez être à même de garantir que c'est bien tel fournisseur qui a établi la facture reçue.

L'intégrité du contenu. Vous devez aussi garantir que le contenu de la facture n'a pas subi de modifications depuis son envoi.

La lisibilité de la facture. Enfin, vous devez à tout moment pouvoir présenter la facture sur papier ou sous forme digitale (sur l'écran de votre ordinateur) d'une façon telle que le contrôleur puisse en lire clairement toutes les données.

Une grande liberté. Chaque assujetti est libre de déterminer la façon dont il va assurer l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité de ses factures.

Un contrôle interne. La nouveauté, c'est que le respect de ces exigences peut résulter d'un système de contrôle interne qui met en évidence un processus d'audit fiable afin de relier les factures aux livraisons de biens ou aux prestations de services.

Conseil. Des outils techniques vous permettent d'accéder à la facturation électronique de façon rapide et efficace. C'est, par exemple, le cas des progiciels de gestion intégrée (PGI) et d'échange de données informatisées (EDI).

Que faire, concrètement ? Le contrôle interne peut ainsi consister à rapprocher les factures des opérations de livraisons ou de prestations afin d'établir que ces factures correspondent bien à des opérations réalisées et qu'elles répondent aux exigences énoncées précédemment (authenticité, intégrité, lisibilité). Peuvent notamment être utilisés les bons de commande et de livraison, les preuves de paiement, etc.

Sinon… Si ces exigences ne sont pas satisfaites, le contrôleur pourra remettre en cause la récupération de la TVA acquittée, dès les opérations réalisées en 2013.

L'alignement des factures papier et électroniques vous permet notamment d'envoyer par mail une facture en format PDF. >L'inconvénient est que vous devez désormais conserver les documents probants sous-jacents, en plus de votre facture, pour pouvoir récupérer, sans contestation possible, la TVA y afférente.